Af hensyn til sagens behandling og afgørelse er det vigtigt, at kommunen sørger for at oplyse sagen så godt som muligt. Klageren kan, efter behov, anmodes om at bidrage yderligere til sagens oplysning i forhold til oplysningerne i klagen.
Under alle omstændigheder bør kommunen indsamle oplysninger om følgende:
- Navne og adresser på klageren og på ejeren af fyringsanlægget.
- Oplysninger om områdets anvendelse til for eksempel boligformål samt oplysninger om områdets terrænforhold. Er der tale om tæt-lav bebyggelse i form af rækkehuse, klynge- eller kædehuse, eller er klagerens ejendom på anden måde meget tæt beliggende på det fyringsanlæg, der giver anledning til klagen – for eksempel hvis anlægget er placeret i en garage, udhus, anneks, baghus mv., der grænser tæt op til klagerens bolig.
- Nøjagtige oplysninger om de ulemper, som klageren oplever. Det er vigtigt at spørge ind til ulempernes konkrete karakter, hvis det ikke er præcist beskrevet i klagen – for eksempel:
- Hvad består ulemperne i? For eksempel: Kraftig røglugt, synlige røgnedslag. Hvor er det mest generende? For eksempel på terrassen.
- Påvirker brænderøgen eller brændelugten indeklimaet i klagerens bolig?
- Giver ulemperne særlige hindringer i forhold til den almindelige benyttelse af ejendommen? For eksempel gener ved ophold i haven eller på terrassen, eller er klageren nødt til at have vinduer lukkede, er der røglugt i tøj og møbler eller tilsvarende.
- Hvor længe har det stået på?
- Hvor ofte opleves ulemperne? Er det hver dag, i weekenden, om aftenen?
- Hvor lang tid ad gangen opleves ulemperne?
- Kommer ulemperne særligt til udtryk på bestemte tidspunkter eller ved bestemte vindforhold?
- Hvordan er taget på bygningen, hvor fyringsanlægget er placeret? Er der tale om fladt tag, sadeltag, ensidig taghældning – hvad er den omtrentlige taghældning?
- Har klageren lagt mærke til, hvordan røgen ser ud? For eksempel røgens farve
- Har klageren lagt mærke til røgsøjlens afgang fra skorstenen? For eksempel om der sker nedslag, og i givet fald hvor ofte, eller om røgen ”hvirvler” henover taget.
- Har klageren lagt mærke til den skorsten, der giver anledning til klagen? For eksempel om skorstenen er muret eller af stål, om skorstenen udmunder over tagets højeste punkt, om skorstenen er placeret yderst på bygningen eller midt på taget og lignende.
- Har klageren lagt mærke til omgivelserne tæt på skorstenen? Er der høje bygninger eller træer og beplantning, som røgen skal passere, eller er der store terrænforskelle, som betyder, at røgen ikke uhindret kan stige til vejrs.
Ofte sender klagere billeder eller videoklip af røgudviklingen fra fyringsanlægget, der klages over. I givet fald skal materialet indgå i sagens oplysning på samme måde som øvrige oplysninger modtaget fra klageren – det vil sige som del af et partsindlæg. Specifikt i forhold til videoklip er disse mest egnede, hvis de er af længere varighed end anlæggets optændingsperiode (ca. 15 min), da der generelt må forventes en vis røgudvikling i dette tidsrum. Et videoklip eller billede vil dog under alle omstændigheder kunne sandsynliggøre eventuelle røgnedslag, som kommunen efterfølgende må undersøge nærmere.
Nabodialog
Kommunen bør spørge klageren, om ejeren af fyringsanlægget er bekendt med, at klageren oplever gener fra brænderøgen – og i givet fald, hvad ejerens reaktion herpå har været.
Hvis ikke klageren har henvendt sig til ejeren af fyringsanlægget, inden klagen er indgivet til kommunen, bør kommunen opfordre til, at klageren retter henvendelse til ejeren og forklarer vedkommende i en god tone, hvordan røgen fra fyringsanlægget opleves.
Kommunen kan eventuelt stille sagen i bero i en periode, hvis klageren selv ønsker at finde en acceptabel løsning med ejeren af fyringsanlægget af hensyn til det gode naboskab. Kommunen bør dog følge op, således at sagen uden unødigt ophold behandles til ende, hvis der ikke kan opnås en mindelig løsning ved nabodialog.
Klage over brænderøg i nabolaget – manglende afgrænsning
I nogle situationer kan det være svært for klager at angive, hvor brænderøgsforureningen kommer fra. Der kan være tale om, at klageren generelt er generet og synes, at luftkvaliteten i nabolaget er dårlig. Det er ikke muligt at give påbud til et helt nabolag, og kommunen må derfor bede klageren om at afgrænse klagen, så kommunen har mulighed for at behandle den og eventuelt gribe ind over for det eller de relevante fyringsanlæg.
Er det ikke muligt at afgrænse klagen eller er der tale om mange fyringsanlæg, som samlet set – ikke enkeltvis – resulterer i, at beboere i et boligområde er væsentligt generede, kan kommunen overveje at udarbejde en forskrift, der kan afhjælpe en del af generne.